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Conheça os CUSTOS visíveis e invisíveis de impressão:

Você possui uma empresa que trabalha vendendo um produto “X”, a sua missão não é ser especialista em impressão, e sim vender o máximo de produtos “X”. 

Se você decidir ter uma equipe interna, full time, que conheça os custos visíveis e invisíveis das impressões, é provável que esse investimento não se pague. É dessa necessidade que nasce o outsourcing de impressão.

Medir os custos invisíveis da impressão é o que facilita as decisões estratégicas e financeiras, e torna previsível aquilo que antes era considerado um “buraco” no orçamento. E além de possuir todas essas informações, você pode focar seus investimentos e esforços naquilo que você faz, vender o produto “X”, aumentando a produtividade da sua empresa.

A Quocirca (empresa de investigação, análise e fonte de informações sobre o mercado e indústria da impressão) após analisar e publicar dados de um estudo que realizou, conforme a matéria “Is MPS facing an identity crisis?”, concluiu que:

Os benefícios do MPS são comprovados – as organizações estão reduzindo custos, diminuindo o impacto ambiental e reduzindo o risco associado a uma infraestrutura de impressão não gerenciada. […]

Nós da Mcatec há mais de 20 anos no mercado de TI e Impressão, aplicamos as melhores práticas em seu cenário para implantação de outsourcing de impressão.

Acompanhe 03 estudos de caso sobre a implementação do outsourcing de impressão em empresas reais. Estes casos foram apresentados pela Gartner e pela IDC.

Estudo de Caso 01 

Benefícios alcançados com Outsourcing de Impressão a longo prazo

Desafio:

Uma empresa global de serviços profissionais queria implementar um único serviço terceirizado de impressão gerenciado, com base em um modelo de custo por página e incorporando a matriz, centralizado de impressão in-house e terceirizados requisitos de impressão. 

Solução e Principais Benefícios: 

O fornecedor implementou um serviço de impressão end-to-end, racionalizando o ambiente de impressão e implementou sistemas para monitoramento contínuo analisando e relatando sobre o uso individual dos colaboradores e o nível do toner do dispositivo. Também foi habilitado a análise on-line dos trabalhos de impressão. Os principais benefícios foram:

  • A transferência de bens de capital (equipamentos e pessoal) para o fornecedor, removendo-os do balanço da instituição; 
  • Custo total de impressão caiu 29%;  
  • Redução de 44% no número de impressões corporativas; 
  • Redução de 10% a 15% no gasto com impressão externa;  
  • Tempo de atividade do dispositivo otimizado;  
  • Redução de 51% nas chamadas ao Service Desk;  
  • 100% de reciclagem, em consonância com os objetivos ambientais da empresa;  
  • 18% de redução do volume de impressão por colaborador;
  • 25% de melhora no tempo de retorno do documento impresso.

Estudo de Caso 02

Melhorias Significativas na Produtividade da Procter & Gamble 

Desafio 

A Procter & Gamble (P&G) emprega 135.000 pessoas em 80 países e tinha 45.000 dispositivos impressão, uma média de um dispositivo para cada quatro funcionários. Não tinha nenhuma política de impressão implementada, e suas 200 instalações em todo o mundo podiam adquirir seus próprios dispositivos e suprimentos. 

Solução e Benefícios:

Tendo avaliado as atividades de impressão em termos de processos baseados em documentos, com o objetivo de permitir que os empregados trabalhem mais eficientemente e com segurança, o fornecedor implementou um serviço  que resultou em um processo mais eficiente. 

  • Redução de tempo gasto com processos de impressão, em cerca de 200 minutos por ano para cada colaborador da empresa;  
  • Redução de tempo de 650 minutos por ano, em gestão de equipamentos de impressão;  
  • Melhorias de processo equivalente a 138 dias por ano.

Estudo de Caso 03

As armadilhas do “faça você mesmo”, a avaliação do seu ambiente de impressão

Desafio: 

Uma empresa internacional da área jurídica, cresceu através de aquisições e parcerias e herdou uma variedade de marcas e equipamentos de impressão. Ela queria gerenciar melhor seus ativos de reduzir o tempo gasto para realizar tarefas administrativas relacionadas a estes equipamentos. 

Solução:

A empresa decidiu conduzir sua própria avaliação do ambiente de impressão e usar como base para contratar seu Outsourcing de Impressão. 

Os resultados:

A informação passada para o fornecedor de Outsourcing de Impressão não estava correta para atender aos requisitos da empresa. Apesar de ter conseguido uma redução de custos de 10%, havia muito mais necessidade de manutenção do que o contratado e o fornecedor precisou ofertar mais recursos, até que eles conseguiram prover uma avaliação mais acurada.

Espero que esse conteúdo tenha ajudado você a compreender os custos invisíveis e de como o OUTSOURCING DE IMPRESSÃO pode ajudar sua empresa a reduzir os custos de impressão.

Fonte parcial: O verdadeiro custo da impressão corporativa – IDC e Gartner

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